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公司介紹

東芝信息機器（杭州）有限公司（Toshiba Information Equipment (Hangzhou) Limited，簡稱TIH）是著名的全球財富500強企業(yè)日本東芝集團獨資直屬公司。TIH是Toshiba在海外具有全球規(guī)模的筆記本電腦生產(chǎn)研發(fā)基地，年生產(chǎn)能力近300萬臺，除經(jīng)營生產(chǎn)東芝電腦產(chǎn)品及外圍相關(guān)部件，還銷售自產(chǎn)產(chǎn)品以及提供售后服務(wù)和相關(guān)的研究開發(fā)。(QOL)達到國際標準。

項目背景

TIH經(jīng)過多年的信息規(guī)劃與建設(shè)，已經(jīng)擁有了相當高的信息化水平。目前，公司已經(jīng)成功應(yīng)用了生產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、經(jīng)費系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等，能夠在生產(chǎn)、人事、經(jīng)費管理、財務(wù)等多方面進行有效管理，但在流程管理、工作任務(wù)、文檔管理、會議管理、項目管理等方面仍依賴于手工或電子郵件形式。公司十分希望可以通過融入?yún)f(xié)同管理與辦公信息系統(tǒng)，規(guī)范業(yè)務(wù)制度和流程、整合信息資源，提升日常工作和跨部門的協(xié)作水平、進一步促進企業(yè)運營的規(guī)范化和效率。

需求分析

TIH具有較高的信息化水平，已在使用的系統(tǒng)包括Oracle ERP(EBS)，HR，Notes等，以及各種小應(yīng)用如考勤Payroll系統(tǒng)等，其IS部（Information System Department）擁有眾多精通技術(shù)和業(yè)務(wù)的IT工程師。

在日常辦公管理上，TIH主要應(yīng)用Notes系統(tǒng)，但隨著應(yīng)用的不斷深入，尤其是在集成性、靈活性等諸多方面提出的新需求，原本的Notes系統(tǒng)已無法滿足當前信息化的需求，表現(xiàn)出三個方面的主要弊端：

1. 系統(tǒng)相對封閉，無法和其他系統(tǒng)集成，新增加功能模塊也比較困難；

2. 維護和調(diào)整相對困難，流程的增加和調(diào)整；

3. 功能相對固定，無法融入企業(yè)個性化的功能要求。于是總公司決定逐漸取消原有的Notes系統(tǒng)，采用集成性更高、架構(gòu)更靈活、功能更強大的日常管理平臺。

TIH對日常協(xié)同管理平臺的基本要求是，提供中、英、日三種語言，同時為了更好地與已有系統(tǒng)集成，必須基于Oracle數(shù)據(jù)庫。

在功能需求上，TIH主要包括以下六個方面：

一、流程管理

由于原有系統(tǒng)中工作流設(shè)置和調(diào)整相對不方便，且可實現(xiàn)的流程復(fù)雜性不高，因此在流程管理功能上需要具有絕對的靈活性，同時需要提供各類便捷功能，如字段自動計算、表單套打、自定義報表生成、各類條件查詢等，支持子流程，同時，流程必須提供開放接口，實現(xiàn)和其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)調(diào)用和導(dǎo)出，以及在流程某環(huán)節(jié)結(jié)束后對其他事件的觸發(fā)。

二、文檔管理

文檔管理需要包含原來Notes中已較為強大的所有的功能，除此以外，還需要重點體現(xiàn)文檔的安全控制功能，如每個文檔、文件夾都可以設(shè)定訪問權(quán)限，追蹤新建、瀏覽、編輯、刪除等操作歷史，文檔在線修改并保留修改痕跡，多版本控制等。

三、教育培訓(xùn)管理

教育培訓(xùn)管理存在諸多較為突出的問題，通過傳統(tǒng)的紙張審批和人工統(tǒng)計，存在處理周期長，操作不方便，容易引起統(tǒng)計錯誤以及記錄不易長期保存等問題，而現(xiàn)有的人事系統(tǒng)功能相對簡單，無法進行數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出分析，錄入數(shù)據(jù)項目不完整，無法進行數(shù)據(jù)分析，管理者無法對教育信息隨時進行查詢，了解整體教育培訓(xùn)狀況，同時，利用人事系統(tǒng)進行教育培訓(xùn)管理，也容易造成人事信息的泄密。

基于以上考慮，協(xié)同管理平臺中需要對員工教育培訓(xùn)情況進行全面的管理。

四、資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理主要包括資源管理、庫存管理和資產(chǎn)出入庫管理。

資源管理即指對可重復(fù)被使用的獨立實體進行管理，如會議室、辦公用品（如投影儀）、車輛和司機等，具體包括資源信息的創(chuàng)建、刪除、修改，資源的占用、釋放、使用情況記錄等。

庫存管理包括通過系統(tǒng)各類流程審批購買的產(chǎn)品以及手工入庫的產(chǎn)品，要求系統(tǒng)工作流能實現(xiàn)和庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，流程的審批內(nèi)容和結(jié)果影響庫存信息等。在普通層面上，包括對物品信息的創(chuàng)建、修改記錄維護，物品的入庫、出庫狀態(tài)管理，物品信息的查看和統(tǒng)計，并結(jié)合采購提醒等。

資產(chǎn)出入庫管理即指出入公司的內(nèi)外部資產(chǎn)的統(tǒng)一跟蹤，如資產(chǎn)的出入時間、責任人員，資產(chǎn)出入歷史等，便于管理層或責任部門及時追蹤。

五、財務(wù)管理

財務(wù)管理包含預(yù)算管理和實際費用管理兩個方面：

預(yù)算管理以月為單位，明細到顆粒度最小的科目，同時能方便清晰的查看預(yù)算報表，分類匯總等。

費用管理包括對具體費用類型和會計科目的設(shè)置，費用發(fā)生與工作流審批相結(jié)合，實現(xiàn)費用數(shù)據(jù)和物品狀態(tài)的實時變化，同時還包括費用的轉(zhuǎn)移和分配，如從一個部門轉(zhuǎn)移到一個或多個部門，此外，對各項費用的使用情況能進行方便的查詢。

對于財務(wù)管理，必須提供方便的統(tǒng)計分析功能，如費用和預(yù)算的比較表等，能實現(xiàn)級聯(lián)查詢和多條件符合查詢等。

同時，財務(wù)管理將和EBS系統(tǒng)實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的傳送。

六、其他功能

除了以上核心功能外，TIH同樣需要引入基礎(chǔ)性功能模塊，如公告欄、短信平臺、即時提醒、通訊錄、個人設(shè)置等。初次以外，TIH并非將協(xié)同管理平臺僅僅定位于日常辦公，而是公司內(nèi)部統(tǒng)一的管理平臺，需要和公司內(nèi)部其他系統(tǒng)實現(xiàn)整合，并且能在平臺上方便的添加獨立開發(fā)的應(yīng)用程序。

系統(tǒng)規(guī)劃

東芝的管理一向以精細、嚴謹、規(guī)范著稱，對于協(xié)同管理平臺的選型同樣體現(xiàn)出這一特點。TIH IS部部長親自考察了杭州、上海等多家國內(nèi)知名軟件企業(yè)，現(xiàn)場出題考察，最終選擇了微宏作為TIH協(xié)同管理平臺的供應(yīng)商。

TIH在選型過程中，不僅提出了多語言O(shè)racle數(shù)據(jù)庫兩個基本要求，主要考慮的是這個平臺是否具備國際專業(yè)協(xié)同管理軟件的功能，同時具備良好的成長性和兼容性。微宏協(xié)同和內(nèi)容管理軟件平臺5.1在國內(nèi)外經(jīng)過多年的開發(fā)和實踐，以多維協(xié)同工作平臺worksite為基礎(chǔ)，自由組合幾十種協(xié)同工具，在系統(tǒng)靈活性、可擴展性、整合性、權(quán)限管理等方面，已經(jīng)和國際大型協(xié)同軟件處于相同水平，與國內(nèi)協(xié)同和OA類軟件相比，在架構(gòu)、思路和功能的深度上具有明顯優(yōu)勢。

微宏智能工作流IntelliFlow是目前國內(nèi)專業(yè)的工作流產(chǎn)品，具有強大的技術(shù)優(yōu)勢。TIH應(yīng)用后，將原本在Notes中的40余個流程，全部在微宏協(xié)同管理平臺上實現(xiàn)，并且取得了更加明顯的應(yīng)用效果。微宏IntelliFlow采用以表單驅(qū)動為架構(gòu)的流程管理軟件，可以實現(xiàn)對串聯(lián)、并發(fā)、循環(huán)、條件、子流程等各種運行模式的管理，具備強大的表單定制和分析功能。目前通過微宏工程師的培訓(xùn)，TIH工程人員可以熟練的建立各類表單和流程，并可靈活設(shè)置調(diào)整。同時，在流程的集成性功能上應(yīng)用頻繁，如與Office文檔的集成，與其他其他模塊和系統(tǒng)的集成等，如與資產(chǎn)、財務(wù)等模塊的數(shù)據(jù)管理，以及調(diào)用或?qū)肫渌到y(tǒng)數(shù)據(jù)等。

在文檔管理中，實現(xiàn)Notes文檔管理的全部功能，使TIH將原有Notes中管理的問題全部移入微宏協(xié)同管理平臺進行統(tǒng)一的管理和控制。在文檔的安全控制上，微宏更是精雕細琢，實現(xiàn)了TIH要求的所有功能。同時，微宏獨創(chuàng)的模版文檔技術(shù)，更是開創(chuàng)了國內(nèi)獨一無二的文檔管理方式，實現(xiàn)了復(fù)合文檔的管理，便于文檔屬性的搜索挖掘以及同類文檔的集中瀏覽和發(fā)布等，效果顯著。

在教育培訓(xùn)管理中，實現(xiàn)了教育計劃的制定、審批，教育課程的開設(shè)、實施、反饋、評價、考核等一體化培訓(xùn)管理；在資產(chǎn)和財務(wù)管理中，均按照預(yù)定計劃，實現(xiàn)所要求的所有功能。

對于系統(tǒng)未來的規(guī)劃，TIH將在現(xiàn)有成熟穩(wěn)定的平臺的基礎(chǔ)上，與微宏進行更加深入的合作，不斷增加新的應(yīng)用功能。同時，微宏提供的開放式接口，也便于TIH將內(nèi)部應(yīng)用模塊方便的“掛”在協(xié)同平臺上，使得微宏協(xié)同管理平臺真正成為公司日常管理和應(yīng)用的核心平臺，成為TIH信息化管理的強大支撐。

應(yīng)用效果

微宏企業(yè)協(xié)同管理平臺能夠無差異的兼容多個主流數(shù)據(jù)庫，包括Oracle、SQL Server等，此外，平臺的多語言切換功能，也掃除了外資公司在使用軟件上的語言障礙，為東芝信息機器（杭州）在全公司所有員工中推廣協(xié)同工作管理和信息交流奠定了很好的應(yīng)用基礎(chǔ)。

微宏公司在這次和東芝信息機器（杭州）的合作過程中，不但顯示了微宏軟件的國際化優(yōu)勢，也充分表現(xiàn)了微宏團隊在提供軟件服務(wù)時的國際規(guī)范的專業(yè)水準。微宏團隊在軟件工程的每一個環(huán)節(jié)都嚴格遵照國際標準的軟件服務(wù)規(guī)范，為客戶提供一流的服務(wù)，包括軟件需求分析與反饋服務(wù)、技術(shù)開發(fā)中的及時匯報與溝通服務(wù)、管理咨詢服務(wù)、實施服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、運營維護服務(wù)等。從與東芝的第一次溝通開始，在每一個工作環(huán)節(jié)，工作人員都將交流內(nèi)容、各類方案以文檔、音頻、客戶記錄等形式在微宏內(nèi)部協(xié)同平臺上統(tǒng)一保存，并隨時給客戶提供備忘參考。微宏團隊對客戶需求的敏銳理解和快速響應(yīng)，以及在與東芝公司的合作中出色的國際化語言溝通能力，都給客戶留下了深刻印象，獲得東芝管理層的好評。

經(jīng)過TIH推薦，微宏協(xié)同管理平臺已成功應(yīng)用與東芝在杭其他分公司。

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